Эксперт: как ТГУ создает единую информационную систему управления

14.04.2017

Проректор Олег Змеев - о том, как университет автоматизирует свою работу и почему это сложнее, чем бизнес

На базе Томского государственного университета прошел семинар «Подходы и технологические решения для комплексной автоматизации деятельности вуза». Участники из разных российских университетов собрались, чтобы обменяться опытом и найти оптимальные решения для упрощения работы в своем вузе. О прошедшем семинаре, взаимодействии с компанией «1С» и о том, как ТГУ переходит на электронный документооборот, мы поговорили с проректором ТГУ по информатизации Олегом Змеевым.

Когда в 2013 году компания «1С» представила новое корпоративное решение «1С: Университет», мы, наверное, стали одним из первых ведущих вузов в Российской Федерации, кто поверил в этот программный продукт и начал реализацию проекта по модернизации информационных систем университета на его базе.

«1С» – это комплексное решение для автоматизации деятельности всего университета, оно состоит из отдельных блоков. И так получилось, что мы стали первыми, кто набивал шишки, запуская блок, связанный с аспирантурой. В тот момент, когда мы приобрели «1С», проходило становление аспирантуры как третьей ступени высшего образования, и нам нужно было сделать новую информационную систему, что мы и стали выполнять в рамках «1С: Университет».

Проректор ТГУ Олег Змеев

***

Как показала практика, тематика автоматизации деятельности вузов многим интересна. Особенно в связи с тем, что в стандартах третьего поколения появилось понятие единой информационной среды, и, судя по всему, тенденция активного использования информационных систем в деятельности университетов будет нарастать, в том числе и в требованиях Минобрнауки.

Организаторами семинара, который проходил на базе ТГУ, выступили университет, компании «1С» и «Компьютеры&Cети» (Новосибирск). Приехало около 45 человек, география – от Дальнего Востока до Москвы, в том числе было пять вузов-участников программы «5-100»: ТГУ, Тюменский государственный, Новосибирский государственный, Уральский федеральный и Дальневосточный федеральный. На семинаре присутствовали представители практически всех вузов Томска и Кемерова, а также одного из ведущих технических вузов страны – МГТУ им. Н.Э. Баумана.

Автоматизация деятельности вузов – сложный процесс, на мой взгляд, на порядок сложнее, чем автоматизировать какие-то бизнес-процессы на конкретных предприятиях. Сам по себе вуз – объект непростой, он живет в разных ортогональных областях. И сам объект как объект управления, и плоскости бурно меняются. Причем все приходится делать в условиях ограничения бюджета, сроков, количества людей… Соответственно, решения должны быть достаточно четко стратегически просчитаны. Потому что последствия этих решений долго и полно влияют на то, что происходит в вузе.

Это достаточно животрепещущая тема, поэтому она получила резонанс.

***

Мы последовательно создаем единую информационную систему для управления вузом, может быть, не так быстро, как хотелось бы, но тем не менее.

Мы планомерно и спокойно перешли на кадровую систему «1С». Это позволило нам интегрировать все решения, связанные с преподавателями. Сейчас у нас существуют личные карточки преподавателей с эффектом одной точки ввода, когда вся информация из разных систем концентрируется в одном месте (сайт persona.tsu.ru).

Это решение интегрировано и вертикально, и горизонтально. Например, если у вас есть публикация, она появляется в вашей карточке со всеми выходными данными, вплоть до того, что вы можете получить доступ к ней в виде pdf-файла, лежащего на сайте Научной библиотеки ТГУ.

Это хорошее решение, и мы неплохо выглядим на фоне других вузов, которые участвуют в проекте «5-100».

Скрин сайта Персона. ТГУ

***

Факультет информатики и философский факультет являются двумя пилотными факультетами. ФИнф активно работает с автоматизацией вопросов, связанных с планированием и распределением учебной нагрузки, а философский – над тематикой интеграции «1С: Университет» и системы Moodle. Например, если занятия проводятся в Moodle, они автоматически фиксируются и учитываются в системе «1С: Университет».

Еще один проект находится в состоянии опытной эксплуатации – работа с иностранными абитуриентами. Человек из любой точки мира может зарегистрироваться на сайте http://admissions.tsu.ru/, получить доступ к нашей системе, отправить заявку на поступление. За этим привычным интерфейсом лежит CRM-система взаимодействия с клиентами, внутри которой запускается соответствующий процесс обработки заявки. Текущие обращения в управление международных связей ТГУ делаются уже с помощью этой системы, и мы планируем активно использовать это решение в ходе приемной кампании.

***

Что будет в этом году? В сентябре мы планируем перейти на систему «1С» в плане студенческого документооборота. Наконец-то получим единую точку ввода данных и сбора информации по студентам. Фактически у нас появится централизованное хранилище, в котором можно получить информацию по любому обучающемуся в университете. И логичным продолжением этой работы станет личный кабинет студента, который будет выглядеть примерно так же, как и у преподавателя, с учетом специфики, конечно.

Мы продолжим работать над блоком, связанным с управлением учебным процессом. В следующем, 2018 году планируем перейти на новую систему организации приемной кампании.